Hinweisgebersystem

1) Beschwerde-/Grievance-Mechanismus

Zweck & Geltungsbereich

Unser Beschwerdeverfahren („Grievance Mechanism“) steht allen Stakeholdern offen: Beschäftigten, Bewerbenden, Auftragnehmenden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Kund*innen sowie Mitgliedern der betroffenen Gemeinschaften. Es dient der Meldung und Bearbeitung von Rechts- oder Richtlinienverstößen ebenso wie von menschenrechtlichen, sozialen oder ökologischen Beschwerden im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit und Lieferkette.

Hinweise zu Produkt- oder Servicequalität können über dieselben Kanäle gemeldet werden. Sie werden entweder im Beschwerdeverfahren bearbeitet oder transparent an den Kundenservice überführt – mit gleicher Rückmeldung zu Annahme und Ergebnis.

Meldekanäle

Alle Kanäle ermöglichen vertrauliche Meldungen; auf Wunsch kann vollständig anonym kommuniziert werden (inkl. anonymem Postfach im Portal).

Annahmekriterien & Nichtannahme

Wir nehmen Beschwerden an u. a. zu:

  • Gesetzesverstößen; Verstößen gegen interne Richtlinien/Code of Conduct
  • Korruption, Betrug, Interessenkonflikten
  • Diskriminierung, Belästigung, Arbeitsschutz & Arbeitsrechten
  • Datenschutz/Informationssicherheit
  • Menschenrechts- und Umweltrisiken/-auswirkungen in eigener Tätigkeit und Lieferkette

Nichtannahme (mit Begründung und Alternativwegen), z. B. bei:

  • offensichtlich missbräuchlichen/ehrenrührigen Meldungen
  • rein persönlichen Auseinandersetzungen ohne Unternehmensbezug
  • Dubletten oder unzureichenden Informationen nach Rückfrage

Prozessschritte & Ziel-Fristen

  1. Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
  2. Vorprüfung & Risikobewertung (typisch ≤ 14 Tage)
  3. Untersuchung durch zuständige Stellen; Einbindung unabhängiger Dritter bei Bedarf
  4. Abhilfe-/Maßnahmenplan (z. B. Korrekturmaßnahmen, Trainings, Lieferantenauflagen, Wiedergutmachung, Vertragsmaßnahmen)
  5. Abschluss-/Ergebnis-Mitteilung innerhalb von 3 Monaten ab Eingangsbestätigung (mit Zwischeninformationen bei Bedarf)

Wird eine Beschwerde nicht angenommen, erläutern wir die Gründe und zeigen alternative Optionen (z. B. Kundenservice, externe Meldestellen) auf.

Vertraulichkeit, Datenschutz & Schutz

  • Vertraulichkeit und Need-to-know-Zugriff sind gewährleistet; Identitäten werden ohne Einwilligung nicht offengelegt (außer gesetzlich erforderlich).
  • Daten werden zweckgebunden und nur so lange gespeichert, wie zur Bearbeitung, Dokumentation und rechtlichen Pflichten erforderlich.
  • Wir bewerten Retaliation-/Repressalien-Risiken und treffen angemessene Schutzmaßnahmen (z. B. Anonymisierung, organisatorische Maßnahmen, Anpassung von Zuständigkeiten).

Transparenz & Monitoring

Wir veröffentlichen jährlich anonymisierte Kennzahlen (z. B. Anzahl Meldungen, durchschnittliche Durchlaufzeiten, Kategorien, Maßnahmen) und verbessern unser Verfahren fortlaufend.

Externe Meldestellen

Hinweisgebende haben jederzeit das Recht, sich an zuständige externe Meldestellen zu wenden (z. B. gesetzliche Meldestellen). Informationen hierzu stellen wir im Portal bereit.

2) Hinweisgeberschutzrichtlinie

Grundsatz (Anti-Retaliation)

Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglichen Repressalien gegen Hinweisgebende, unterstützende Personen, beteiligte Zeug*innen oder sonstige an einem Verfahren Mitwirkende – unabhängig davon, ob Meldungen anonym oder namentlich erfolgen und ob sie sich später als begründet erweisen, solange sie nach bestem Wissen und in guter Absicht abgegeben wurden.

Schutzmechanismen

  • Vertraulichkeit & Anonymität: geschützte Kanäle; anonyme Kommunikation via Portal möglich
  • Risikobewertung & Schutzmaßnahmen: fallbezogene Maßnahmen (z. B. Vertraulichkeitserweiterung, organisatorische Trennung, Anpassung von Aufgaben/Arbeitsumfeld, psychosoziale Unterstützung)
  • Fairness & Rechte: Betroffene Personen werden unter Wahrung der Verfahrensintegrität informiert und erhalten die Möglichkeit zur Stellungnahme; das Recht auf ein faires Verfahren bleibt gewahrt.

Konsequenzen bei Repressalien & Verstößen

Nachgewiesene Repressalien, Einschüchterungen, Behinderungen von Meldungen, Verletzungen der Vertraulichkeit oder Vergeltungsmaßnahmen werden geahndet – bis hin zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen (z. B. Abmahnung bis Kündigung) und/oder geschäftlichen Maßnahmen (z. B. Vertrags-/Lieferantenmaßnahmen).

Verantwortlichkeiten & Governance

  • Das Compliance-/Ombuds-Team steuert das Verfahren, dokumentiert Maßnahmen und berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung.
  • Unabhängige Dritte können zur Risikoabschätzung/Ermittlung einbezogen werden.

Missbrauchsvorbehalt

Bewusst falsche Beschuldigungen oder Meldungen in böser Absicht können zu angemessenen Maßnahmen führen. Dieser Vorbehalt gilt nicht für unbeabsichtigte Irrtümer oder gutgläubige Meldungen.